Pourquoi et comment construire un tableau de bord financier – le guide complet

En tant qu’entrepreneur, vous devez être sur tous les fronts pour maintenir votre entreprise à flot. Et quand il s’agit de vos finances, pas question de naviguer à vue !

Dans cet article, découvrez en quoi un tableau de bord financier peut transformer votre façon de gérer votre activité, et apprenez à en concevoir un qui vous ressemble, pour avancer sereinement, sans perdre de temps.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord financier ?

Un tableau de bord financier est un outil visuel qui regroupe de manière synthétique les indicateurs clés de performance (ou KPI - Key Performance Indicators) liés à la gestion financière d’une entreprise. Il permet donc d’avoir une vue d’ensemble claire, sur une période donnée, de la santé économique de votre activité. Contrairement à ce qu’on pourrait imaginer, le tableau de bord financier n’est pas réservé qu’aux grandes entreprises : il concerne tout acteur qui gère de l’argent et doit prendre des décisions éclairées. En tant qu’entrepreneur, vous êtes donc concerné, au même titre que les responsables financiers et comptables, les dirigeants de PME, de TPE ou les acteurs d’organismes publics ou d’associations…

Pourquoi construire un tableau de bord financier ?

Construire un tableau de bord financier pour votre entreprise présente plusieurs avantages.

·      Anticiper les risques financiers et agir à temps‍

Un tableau de bord financier permet d’avoir une vision précise, en temps réel, des résultats de votre entreprise. Vous pouvez ainsi repérer suffisamment tôt les situations à risque ou les écarts par rapport aux prévisions, et réagir à temps.

·      Prendre les bonnes décisions rapidement

Utiliser un tableau de bord financier permet d’apprécier de manière précise les risques encourus et donc de prendre des décisions éclairées. Aussi, nul besoin de fouiller dans des dizaines de fichiers Excel : tout est centralisé et compréhensible, ce qui vous permet de gagner du temps et de saisir les bonnes opportunités au bon moment.

·      Communiquer efficacement avec vos partenaires

Vos partenaires, quels qu’ils soient, ont besoin de données claires. Un tableau de bord bien construit renforce votre crédibilité et montre que vous pilotez votre activité de manière rigoureuse. Il constitue en ce sens un outil de communication précieux, notamment dans le reporting financier.

·      Motiver vos équipes

Le fait d’inclure les membres de vos équipes, via le tableau de bord financier, dans le suivi de l’évolution des résultats et dans la réussite des objectifs, est une façon de les impliquer, et donc de les motiver.

Les indicateurs de performance clés à insérer dans mon tableau de bord financier

Un KPI est une mesure chiffrée qui permet notamment de jauger l’efficacité d’un projet par rapport à des objectifs prédéfinis. Dans une entreprise, on s’en sert pour mesurer les performances et prendre des décisions basées sur des données réelles, et non sur des impressions. Vos KPI financiers doivent être sélectionnés pour leur pertinence en fonction des objectifs définis pour votre entreprise. Certains, listés ci-après, font partie des incontournables.

Chiffre d’affaires (CA)

• Mesure vos performances commerciales
• Peut faire l’objet d’un suivi mensuel, trimestriel ou annuel
• Permet de suivre la croissance de l’entreprise et de comparer avec vos objectifs ou prévisions

Trésorerie disponible

• Reflète les liquidités immédiatement disponibles
• Permet de vérifier la solvabilité à court terme
• Primordial pour éviter les tensions de trésorerie et planifier les investissements

Marges (brute et nette)

• Indicateurs de bénéfice et de rentabilité de votre entreprise
• La marge brute est la différence entre le chiffre d’affaires et le coût des ventes (matières premières, sous-traitants…)
• La marge nette est le bénéfice réel après toutes les charges (fixes, variables, impôts).

Capacité d’autofinancement

• Ressources internes générées par votre entreprise dans le cadre de son activité qui permettent son développement
• Reflète l’indépendance financière

Besoin en fonds de roulement (BFR)

• Différence entre vos actifs circulants (stocks, créances clients) et vos dettes à court terme
• Un BFR mal géré peut générer des problèmes de trésorerie, même lorsque le chiffre d’affaires est bon

Encours clients et fournisseurs

• Montants dus par vos clients et montants que vous devez à vos fournisseurs
• Ces données aident à gérer les délais de paiement et permettent donc d’éviter les problèmes de trésorerie

Charges fixes et variables

• Charges fixes : loyers, salaires, abonnements logiciels…
• Charges variables : matières premières, commissions, frais liés à la production
• Suivre ces données aide à contrôler les coûts et améliorer la rentabilité

4 bonnes pratiques pour construire efficacement mon tableau de bord

Maintenant que vous avez une idée plus claire de la façon dont fonctionne un tableau de bord financier, vous allez pouvoir vous lancer ! Voici quelques conseils pour transformer cet outil générique en véritable boussole pour le pilotage de votre entreprise.

1-       Sélectionnez les bons KPI

Nous l’avons vu, les KPI doivent correspondre aux caractéristiques de votre entreprise. Ainsi, si vous êtes propriétaire d’un restaurant, vous pourrez notamment inclure le coût des matières premières, le taux de rotation des stocks (pour éviter le gaspillage alimentaire) ou encore le délai de règlement des fournisseurs. Si vous êtes entrepreneur e-commerce, vous choisirez plutôt des informations comme le taux de retour produit (pour maîtriser les coûts logistiques) ou la marge nette par produit (pour identifier les articles les plus rentables).

Attention : ne cédez pas à la tentation de traiter des dizaines de KPI : un trop-plein d’information risquerait de noyer l’essentiel. On recommande généralement 5 à 8 indicateurs clés.

2-       Choisissez un outil adapté à vos besoins

Pour mettre au point votre tableau de bord, il vous faudra vous appuyer sur un outil. Si votre structure est de petite taille, Excel ou Google Sheets suffisent amplement.  Pour des besoins plus évolués, vous pouvez vous reposer sur l’intelligence artificielle qui, en plus d’automatiser les tâches répétitives, donne lieu à une analyse prédictive et à une personnalisation plus poussée. Des solutions comme Tableau, Power BI et Qlik Sensepermettent par exemple de transformer de grands volumes de données en visuels interactifs. Et il en existe d’autres (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics…) avec lesquels vous pouvez aller encore plus loin dans la détection d’anomalies et la prédiction des performances futures notamment. De manière générale, l’IA offre un potentiel considérable pour transformer les tableaux de bord financiers en puissants vecteurs d’amélioration des performances.

3-       Organisez votre tableau de bord de façon à donner du sens aux information

Vos indicateurs financiers doivent être interprétés les uns à la lumière des autres. Veillez également à mettre en évidence les valeurs de référence afin de pouvoir les comparer rapidement. Utilisez des graphiques clairs, et optez pour un code couleur cohérent.

4-       Testez-le et mettez-le à jour régulièrement

Un tableau de bord est un outil vivant – s’il n’est pas mis à jour, il devient obsolète et peut induire en erreur. Ainsi, mettez à jour les données, et même si besoin remplacez certains KPI par d’autres, devenus plus essentiels.

Un tableau de bord financier est un outil stratégique pour tout entrepreneur. À la façon d’un GPS, il vous permet de savoir où vous allez et d’ajuster votre trajectoire en temps réel. Ne laissez plus les décisions qui concernent votre entreprise au hasard : créez un tableau de bord financier personnalisé et transformez vos chiffres en véritables leviers de croissance.